آشنايی با فلوچارت ارسال تا تایید نهایی یک مقاله در سیستم
به منظور بالا بردن امنیت و امکان ثبت و بایگانی اطلاعات فرستندگان مقالات، در این سیستم هر فرد حقیقی برای استفاده از سیستم می بایست در ابتدا عضو سیستم شده باشد. این فرد پس از تایید عضویت و دریافت Email فعال شدن عضویت می تواند با شناسه کاربری خود، از خدمات و امکانات سیستم بهره مند شده و مقالات مورد نظر خود را ارسال نماید. در بخش زیر مراحل ارسال تا تایید نهایی یک مقاله توضیح داده می شود:

1- در ابتدا فرستنده مقاله، مقاله مورد نظر خود را ارسال می کند. 2- پس از ارسال مقاله مدیر سیستم مقاله را بررسی کرده، و آن را به بخش داوری یا اصلاح ارجاع می دهد. در این مرحله همانگونه که در شکل نشان داده شده یک Email خودکار به فرستنده مقاله به منظور آگاهی از وضعیت مقاله خود، ارسال می شود. 3- در صورت تایید مقاله مدیر سیستم آن را برای داوران ارسال می کند. 4- در صورتی که مقاله نیاز به اصلاحات اولیه دارد مقاله را برای اصلاح به فرستنده ارجاع می دهد و فرستنده پس از اعمال اصلاحات مقاله را مجدد ارسال می کند. 5- در این مرحله داوران به کمک فرم های الکترونیکی مقاله را داوری می کنند. 6- پس از پایان کار داوری کلیه نظرات داوران جمع بندی شده و در هیات تحریریه مطرح می گردد. و وضعیت مقاله به منظور داوری مجدد یا اصلاح نهایی یا رد مقاله معین می شود. در این مرحله نیز پیامی به صورت خود کار به فرستنده مقاله ارسال می شود. 7- در این مرحله مقاله برای داوری مجدد به بخش داوری مقالات ارجاع داده می شود. 8- در این مرحله مقالات رد شده بایگانی می شود. 9- در این مرحله نظرات هیات تحریریه و نظرات داوران ( در صورت نیاز) به منظور اصلاح مقاله به فرستنده مقاله ارسال می شود. 10- در این مرحله نویسنده مقاله را اصلاح می کند. 11- در این مرحله مقالات اصلاح شده بررسی می شود و به بخش های تایید نهایی یا داوری مجدد یا اصلاح مجدد ارجاع داده می شود. 12- در این مرحله مقاله برای داوری مجدد به بخش داوری مقالات ارجاع داده می شود. 13- در این مرحله مقاله برای اصلاح مجدد به بخش اصلاح ارجاع داده می شود. 14- در این مرحله مقاله تایید نهایی می شود و به صورت خود کار در اختیار سیستم های دیگر قرار می گیرد (XML) .